Kort svar
Hotellet planlegger avdelingene i uke- eller månedsvisning, registrerer stempling, fyller ledige vakter og kontrollerer timer i samme arbeidsflyt.
Vaktos håndterer vaktdriften. PMS, POS, HR og lønn beholder sine egne oppgaver og data.
Fra vaktplan til kontrollert timegrunnlag
Vis planen per person eller rolle, filtrer på avdeling og arbeidssted, bruk telefon eller PIN-beskyttet nettbrett til stempling og kontroller kveld, natt og helg i egne kolonner.
Resepsjon, renhold og kjøkken på samme tavle
Avdelingene har ulike arbeidstider og bemanningsbehov. En felles vaktplan gir oversikt over personer, roller og vakter uten å blande Vaktos med hotellets øvrige driftssystemer.
| Arbeidsområde | Eksempler på vakter | Oppgaven i Vaktos |
|---|---|---|
| Resepsjon | Tidlig, sent og natt | Vaktplan og registrert oppmøte |
| Renhold | Morgen, dag og helg | Roller, ledige vakter og faktisk bemanning |
| Kjøkken og restaurant | Frokost, kveld og delte vakter | Stempling, pauser og godkjente timer |
Bytt mellom personer og roller, kopier en tidligere uke eller bruk et vaktmønster. Assistert planlegging kan fylle ubemannede vakter i et redigerbart utkast basert på registrert bemanning og innstilte begrensninger. Planleggeren kontrollerer og publiserer selv. Se hvordan vaktplanen fungerer.
Når bemanningen endres etter publisering
Før vakten starter, kan medarbeideren melde «Kommer ikke», eller planleggeren kan legge vakten på markedsplassen. Den første kvalifiserte medarbeideren som tar vakten, får tildelingen.
Har vakten startet, registrerer planleggeren hvem som faktisk jobbet med vaktkorrigering. Den opprinnelig publiserte planen beholdes. Se hvordan ledige vakter fylles.
Stempling ved personalinngangen
Et felles nettbrett kan stå ved personalinngangen. Medarbeideren velger navn, taster PIN og stempler inn eller ut. Pauser kan registreres både på nettbrettet og telefonen når funksjonen er aktivert.
Stemplingen kobles vanligvis til en publisert vakt, men uplanlagt oppmøte og vikariat kan også registreres. Telefonen kølagrer både inn- og utstempling ved nettutfall og sender dem når nettet er tilbake. Forsinkede registreringer kan kreve gjennomgang. Les om stempling og oppmøte.
Kveld, natt og helg i timeoversikten
Virksomheten kan definere tidsvinduer for kveld og natt og velge hvilke helgedager som skal vises. Disse timene kommer i egne kolonner ved siden av ordinære timer og overtid.
Arbeidsreglene brukes når timene beregnes. Endringer kan derfor påvirke eldre registreringer dersom perioden åpnes igjen. Vaktos sender dataene videre som CSV, men gjennomfører ikke lønnskjøring. Les om timer og overtid.
Greit å vite
- Vaktos håndterer ikke rom, reservasjoner, beleggsprognoser, tipsfordeling eller POS.
- Bransjemaler for hotell og sykehus gir startforslag til avdelinger og stillingstitler. Planleggeren tilpasser fortsatt avdelinger, roller og vakter; den grunnleggende arbeidsflyten er den samme.
- Vaktos eksporterer godkjente timedata, men er ikke et lønnssystem.
Bruker virksomheten MarRest? Tilknyttet mannskap stempler og håndterer ledige vakter i MarRest. Markedsplass og faktisk bemanning synkroniseres med Vaktos, mens arbeid og hvile blir i MarRest. Les hvordan systemene samarbeider.
Ofte stilte spørsmål
Hva kan hotellet samle i Vaktos?
Vaktos samler vaktplan, stempling, ferie og fravær, ledige vakter, faktisk bemanning og godkjente timer for resepsjon, renhold, kjøkken og andre avdelinger. Rom, reservasjoner, HR og lønn blir i egne systemer.
Kan én vaktplan dekke resepsjon, renhold og kjøkken?
Ja. Tavlen kan vises per person eller rolle og filtreres på arbeidssted og avdeling. En medarbeider kan være knyttet til flere arbeidssteder.
Hvordan fyller hotellet en ledig vakt?
Før oppstart kan medarbeideren velge «Kommer ikke», eller planleggeren kan legge vakten på markedsplassen. Den første kvalifiserte medarbeideren som tar vakten, får den. Etter oppstart registreres faktisk bemanning med vaktkorrigering.
Finnes det en stemplingsklokke ved personalinngangen?
Ja. Et felles nettbrett kan brukes med navnevalg og PIN, og medarbeiderne kan også stemple på telefonen. På telefon kan både inn- og utstempling legges i kø ved nettutfall og sendes når forbindelsen er tilbake.
Kan Vaktos vise kveld, natt og helg?
Ja. Virksomheten kan aktivere egne kolonner for kveld, natt og helg. De vises sammen med ordinære timer og overtid og tas med i CSV etter godkjenning. Vaktos tolker ikke tariffavtaler og er ikke et lønnssystem.
Kan Vaktos hjelpe planleggeren med ubemannede vakter?
Ja. Assistert planlegging fyller ubemannede vakter i et redigerbart utkast ved hjelp av roller, tilgjengelighet, ferie og fravær, tidligere uker, planleggerens føringer og innstilte begrensninger. Planleggeren gjennomgår og publiserer. Vaktos lager ikke beleggs- eller etterspørselsprognoser.
Er Vaktos et PMS eller HR-system?
Nei. Vaktos håndterer ikke rom, reservasjoner, beleggsprognoser, tips, POS eller fullstendige HR-prosesser. Slike behov må dekkes av egne systemer.