Kort svar
Lag uke- og månedsplan på én tavle. Personvisningen viser hvem som jobber, mens rollevisningen viser hvilke funksjoner som er bemannet.
Planleggeren kan plassere vakter selv eller få hjelp til å fylle ubemannede vakter. Uansett forblir resultatet et redigerbart utkast frem til planleggeren publiserer.
Planleggeren tar beslutningen
Vaktos gir et arbeidsgrunnlag, mens planleggeren bestemmer hva som skal publiseres:
- bytte mellom personer og roller
- filtrere på arbeidssted og avdeling
- kopiere en tidligere uke eller bruke et vaktmønster
- bruke assistert planlegging til å fylle ubemannede vakter i et utkast
- lagre navngitte versjoner
- holde alle endringer upublisert til planen er klar
Arbeidssted, avdeling, roller og bemanningsvarsler gir planleggeren beslutningsgrunnlag. Vaktos publiserer aldri forslaget på egen hånd.
Vaktbytte i vaktplanen
Når en ansatt trenger dekning før en publisert vakt starter, kan vedkommende be en navngitt kollega ta den, eller foreslå å bytte to kommende vakter.
Vaktos sjekker kvalifikasjoner mot roller, tilgjengelighet, ferie og fravær, overlapp og innstilte arbeidstidsregler. Etter at kollegaen har godtatt, kan forespørsler minst 48 timer frem i tid godkjennes automatisk; nærmere forespørsler går til planleggeren. Godkjenning omfordeler de publiserte vaktene.
Dette er adskilt fra å legge en vakt på markedsplassen for kvalifiserte medarbeidere.
Planen beholdes når dagen endrer seg
Bytter, sykdom og ekstra bemanning gjør at den faktiske arbeidsdagen kan avvike fra vaktplanen. Vaktos skiller derfor mellom det som ble publisert, og det som senere ble registrert.
Før vakten starter, kan en ledig vakt håndteres i markedsplassen. Etter oppstart registreres faktisk bemanning med vaktkorrigering og stempling, uten at den publiserte planen overskrives.
Assistert planlegging som lager utkast, ikke fasit
Knappen «Fyll ledige vakter» starter assistert planlegging. Den bruker bemanningen som allerede er registrert: roller, tilgjengelighet, godkjent ferie og fravær, inntil fire tidligere uker og føringer fra planleggeren. Resultatet er et utkast med fylte ubemannede vakter — ikke en beregning av hvor mange ansatte virksomheten trenger, og ikke det samme som å legge en vakt ut på markedsplassen.
Før tildelingene lagres, kontrollerer Vaktos blant annet overlapp, minimumshvile, ukentlig hvile, dagsgrense, sammenhengende arbeidsdager og timegrense. Alle forslag lagres som et redigerbart utkast som planleggeren kan flytte, fjerne eller supplere.
Se planen per person eller rolle
Bytt mellom personvisning og rollevisning etter om du vil se hvem som jobber, eller hvilke funksjoner som er dekket. Den samme planen kan vises som uke eller måned og avgrenses til et arbeidssted.
- Uke- og månedsvisning på samme tavle.
- Kopiering av tidligere uker og gjenbrukbare vaktmønstre.
- Navngitte planversjoner før publisering.
- Upubliserte endringer som bare planleggeren ser.
Når planen publiseres
Publisering gjør vaktene synlige for medarbeiderne og kobler planen til stempling og markedsplass.
Planen viser fortsatt hva som var avtalt dersom noen møter uten en passende vakt eller overtar for en kollega. Oppmøte og vaktkorrigering viser hva som faktisk skjedde.
Den publiserte vakten er utgangspunktet
Medarbeideren kan stemple inn på vakten vedkommende er satt opp på. Hvis det ikke finnes en passende vakt, kan oppmøte registreres på arbeidsstedet. Ved vikariat blir den opprinnelige tildelingen stående i planen, mens stemplingen viser hvem som arbeidet.
Greit å vite
- Forslag og varsler er beslutningsstøtte; planleggeren vurderer og publiserer.
- En publisert vakt er vanlig utgangspunkt, men oppmøte kan også registreres uten planlagt vakt.
- For en pågående eller avsluttet vakt brukes vaktkorrigering, slik at den publiserte planen beholdes.
Bruker virksomheten MarRest? Planleggeren lager vaktplanen i Vaktos. Mannskapet stempler og håndterer ledige vakter i MarRest, mens markedsplass og bemanningsendringer synkroniseres med Vaktos. Les hvordan systemene samarbeider.
Ofte stilte spørsmål
Hva betyr det å publisere vaktplanen?
Før publisering er vaktene et utkast som planleggeren kan endre. Ved publisering blir planen synlig for medarbeiderne og danner utgangspunkt for stempling og ledige vakter. Uplanlagt oppmøte kan fortsatt registreres.
Kan vi planlegge både uke og måned?
Ja. Tavlen har uke- og månedsvisning. Dere kan kopiere en tidligere uke, bruke vaktmønstre og lagre navngitte planversjoner før publisering.
Kan folk jobbe på mer enn ett arbeidssted?
Ja. En medarbeider kan være knyttet til flere arbeidssteder. Planleggeren velger arbeidssted på tavlen og kan bruke avdelinger til å avgrense oversikten.
Hvordan fungerer assistert planlegging?
Planleggeren starter knappen «Fyll ledige vakter» (assistert planlegging). Vaktos bruker roller, tilgjengelighet, godkjent ferie og fravær, inntil fire tidligere uker, planleggerens føringer og innstilte begrensninger. Resultatet er et redigerbart utkast. Planleggeren gjennomgår, endrer og publiserer selv; Vaktos lager ikke etterspørselsprognoser.