Kort svar
En medarbeider kan melde «Kommer ikke» på en publisert vakt i løpet av de neste tre lokale kalenderdagene. Vakten kan da bli ledig for kvalifiserte uten at kortvarig sykdom trekkes fra feriesaldoen.
Vaktos rangerer kvalifiserte medarbeidere og varsler dem i bølger; den første som er kvalifisert og bekrefter, får tildelingen. En kvalifisert medarbeider kan ta en ledig vakt frem til den er avsluttet.
Etter oppstart kan planleggeren fortsatt bruke vaktkorrigering når bemanning må registreres uten at tildelingen endres gjennom ledige vakter.
Ledige vakter er ikke vaktbytte
Medarbeideren ser hvilke ledige vakter som passer. Vakter som ikke oppfyller kravene, vises separat med en forklaring.
Medarbeideren kan:
- melde «Kommer ikke» på en publisert vakt de neste tre lokale kalenderdagene
- ta en vakt som vedkommende er kvalifisert for
- trekke tilbake forfallet før oppstart hvis vakten ikke er tatt av noen andre
Planleggeren kan legge ut en vakt uten at en medarbeider først melder forfall. Ved godkjent ferie kan berørte publiserte vakter også sendes ut som ledige.
For å be en navngitt kollega ta vakten eller bytte to vakter, bruk vaktbytte.
Fra forfall til ny tildeling
Planleggeren slipper å kontakte medarbeidere én etter én. Den ledige vakten, kravene og den nye tildelingen ligger i samme arbeidsflyt.
Medarbeideren ser vakten på telefonen, mens planleggeren følger statusen i vaktplanen.
«Kommer ikke» for de neste tre dagene
Medarbeideren åpner sin publiserte vakt, velger «Kommer ikke» og oppgir årsak. Planleggeren varsles, og vakten blir ledig for kvalifiserte.
Funksjonen gjelder kortvarig sykdom knyttet til en konkret publisert vakt innen de neste tre lokale kalenderdagene. Operasjon, ulykke eller lengre sykdom registreres som sykefravær. Sykefravær kan automatisk melde forfall på overlappende publiserte vakter de neste tre lokale dagene; planleggeren håndterer resten av perioden.
Slik fylles vakten
- Medarbeideren melder «Kommer ikke», eller planleggeren legger vakten ut som ledig.
- Kvalifiserte medarbeidere rangeres og varsles i bølger.
- Den første som er kvalifisert og bekrefter, får tildelingen.
- En kvalifisert medarbeider kan ta vakten frem til den er avsluttet. Når bemanning må registreres uten at noen tar den som ledig vakt, brukes vaktkorrigering.
Planleggeren kan merke en medarbeider som syk på en nærliggende vakt uten å legge den ut. Registrering av sykefravær kan automatisk melde forfall på overlappende publiserte vakter de neste tre lokale dagene; planleggeren håndterer øvrige berørte vakter. Kravene for å ta en ledig vakt gjelder som før.
Vakter som passer medarbeideren
Vaktos kontrollerer blant annet profilstatus, rolle, arbeidssted, overlapp, ferie, tilgjengelighet og arbeidstidsregler. Listen viser både vakter som passer, og hvorfor andre vakter ikke er tilgjengelige.
En vellykket bekreftelse før eller under vakten gir ny tildeling i vaktplanen så lenge vakten ikke er avsluttet. Hvis noen overtar etter oppstart uten at vakten er lagt ut som ledig, kan den opprinnelige planen beholdes mens vaktkorrigering og oppmøte viser hvem som jobbet.
Greit å vite
- Ledige vakter tildeles ikke automatisk; første kvalifiserte som bekrefter får vakten, etter rangerte varslingsbølger.
- Harde begrensninger kontrolleres på nytt når medarbeideren prøver å ta vakten.
- «Kommer ikke» gjelder publiserte vakter de neste tre lokale kalenderdagene. Lengre fravær registreres som sykefravær, som kan automatisk åpne nærliggende overlappende publiserte vakter.
- Forfallet kan ikke trekkes tilbake når en annen kvalifisert medarbeider allerede har fått vakten.
Bruker virksomheten MarRest? Mannskapet melder forfall og tar ledige vakter i MarRest. Endringer i ledige vakter og nye tildelinger synkroniseres med Vaktos, slik at vaktplanen holdes oppdatert. Les hvordan systemene samarbeider.
Ofte stilte spørsmål
Hvilke medarbeidere kan ta en ledig vakt?
Vaktos kontrollerer blant annet aktiv profil, rolle, arbeidssted, overlapp, godkjent ferie, tilgjengelighet og eget forfall. Medarbeideren ser hvilke ledige vakter som passer, og hvorfor andre ikke gjør det. Kvalifiserte rangordnes for varslingsbølger; den første som er kvalifisert og bekrefter, får vakten.
Kan jeg trekke tilbake «Kommer ikke»?
Ja, frem til vakten starter — men bare så lenge ingen andre har tatt den. Når en annen kvalifisert medarbeider har fått vakten, kan forfallet ikke trekkes tilbake. Etter oppstart kan planleggeren bruke vaktkorrigering hvis bemanning må registreres uten at vakten er lagt ut på nytt.
Blir vakten tildelt automatisk?
Nei. Vaktos rangerer kvalifiserte medarbeidere og varsler dem i bølger, men den første som er kvalifisert og bekrefter, får tildelingen. Planleggeren kan også legge en vakt direkte ut. Dette er adskilt fra assistert planlegging og fra navngitt vaktbytte.